ПОЛИТИКА
ООО Управляющая Компания «Прайм сервис» в отношении обработки и обеспечения безопасности персональных данных
1.Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) действует в отношении всех персональных данных, которые ООО УК «Прайм сервис» (далее – Управляющая Компания) может получить от субъекта персональных данных, состоящего с Управляющей компанией, регулируемых трудовым законодательством, (далее – Работник) или от субъекта персональных данных – физического лица, состоящего в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с Компанией, (далее – Клиент).
1.2. Целью настоящей Политики является соблюдение прав субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в Управляющей Компании.
1.3. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», «Положением об особенностях обработки персональных данных», «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утвержденное Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 г. № 1119, и иными нормативными актами в области защиты персональных данных, действующими на территории Российской Федерации.
1.4. Настоящая политика обязательна к исполнению всеми сотрудниками Управляющей Компании, описывает основные цели, принципы обработки и требования к безопасности персональных данных в Компании.
Настоящая Политика является локальным нормативным актом Управляющей Компании, разработанным во исполнение требований статьи 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», и определяет общие принципы, цели, условия и порядок обработки персональных данных, а также меры по обеспечению их безопасности.
1.5. Обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных является одним из приоритетных направлений в деятельности Управляющей Компании.
2. Термины и принятые сокращения
2.1. Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно
определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.3. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.4. Информационная система персональных данных (ИСПД) – совокупность содержащихся в базахданных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий итехнических средств.
2.5. Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения, – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения (далее – согласие на распространение персональных данных) в порядке, предусмотренном Федеральным Законом № 152-ФЗ.
2.6. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных(за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.7. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможнымвосстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.8. Оператор – организация, самостоятельно или совместно с другими лицами организующаяобработку персональных данных, а также определяющая цели обработки персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Оператором является Управляющая компания ООО УК «Прайм сервис», находящаяся по адресу: 450015, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Карла Маркса д. 54, помещение 10
uk@prime-d.ru
3.Правовые основания обработки персональных данных
3.1. Управляющая Компания осуществляет обработку персональных данных на следующих правовых основаниях:
• Конституция Российской Федерации;
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Жилищный кодекс Российской Федерации;
• иные федеральные законы и подзаконные нормативные правовые акты Российской Федерации;
• договоры, заключаемые между Управляющей Компанией и субъектами персональных данных;
• согласия субъектов персональных данных на обработку персональных данных, оформленные в установленной законодательством форме.
3.2. Обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных допускается в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».
4. Принципы и цели обработки. Состав персональных данных
4.1. Обработка персональных данных Управляющей Компанией осуществляется на основе принципов:
– обработка персональных данных субъектов осуществляется исключительно для обеспечения соблюдения федеральных законов и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;
– объем и содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, способы обработки персональных данных соответствуют требованиям федерального законодательства, а также другим нормативным актам и целям обработки персональных данных. Не допускается обработка персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
– персональные данные Управляющая Компания получает только у самого субъекта (или его законного представителя);
– при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Управляющая Компания принимаются необходимые меры по уничтожению (удалению) либо уточнению неполных или неточных данных.
4.2. Обработка персональных данных субъектов персональных данных проводится Управляющей Компанией с целью осуществления прав и обязанностей Работников в соответствии с трудовым законодательством; ведения персонифицированного учета; исполнения договорных и иных гражданско-правовых отношений при осуществлении Управляющей Компанией хозяйственной деятельности, повышения оперативности и качества обслуживания клиентов установленного правилами Управляющей Компании.
4.3. Управляющей Компанией обрабатываются следующие категории персональных данных:
4.3.1. В отношении Работников: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес регистрации и место жительства, реквизиты основного документа, удостоверяющего личность гражданина, данные страхового свидетельства, снилс, инн, семейное и социальное положения, образование, квалификация, профессия, сведения о воинском учете (при их наличии), данные медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством РФ). Обработка персональных данных, относящихся к специальным категориям персональных данных, осуществляется исключительно в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ, с применением мер повышенной защиты;
4.3.2. В отношении Клиентов: фамилия, имя и отчество, год, месяц, дата и место рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина, снилс, инн, сведения о регистрации по месту жительства или временной регистрации по месту пребывания, о месте проживания, контактный телефон, адрес электронной почты, реквизиты свидетельства о регистрации права собственности, сведения из справок паспортного стола обслуживающих организаций о количестве и лицах, зарегистрированных по указанному месту жительства и регистрации, сведения из свидетельства о праве на собственность или из договора управления многоквартирным домом, сведения о наличии и названии предоставляемых льготах, субсидиях, данные, сведения о семейном положении. Обработка указанных персональных данных Клиентов осуществляется в объёме, необходимом для исполнения договоров управления многоквартирными домами, выполнения требований жилищного, налогового и иного законодательства РФ, а также предоставления мер социальной поддержки при наличии правовых оснований.
5. Условия обработки
5.1. Порядок работы с персональными данными в Компании регламентирован действующим законодательством РФ, внутренними документами Компании и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.
5.2. Обработка персональных данных в Управляющей Компании осуществляется путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), использования, передачи (предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, уничтожения персональных данных исключительно для обеспечения соблюдения федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, учета результатов выполнения договорных и иных гражданско-правовых обязательств с субъектом персональных данных. При этом используется смешанный (автоматизированный и неавтоматизированный) способ обработки персональных данных.
5.3. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только в соответствии с действующим законодательством, в том числе с использованием защищенных телекоммуникационных каналов связи.
5.4. Управляющая Компания не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Клиентов.
5.5. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные субъектов, определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г., сроком исковой давности, а также иными требованиями законодательства РФ. По истечении сроков хранения таких документов они подлежат уничтожению.
5.6. С целью защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий с ними Управляющей Компанией применяются организационные и технические меры.
5.7. В случае выявления факта неправомерного или случайного доступа к персональным данным, их уничтожения, изменения, блокирования, копирования или распространения Управляющая Компания принимает меры по выявлению причин инцидента, минимизации последствий, а также уведомляет уполномоченные органы и субъектов персональных данных в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ.
6.Права субъектов персональных данных
6.1. Субъект персональных данных имеет право:
• получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в объёме, предусмотренном статьей 14 Федерального закона № 152-ФЗ;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными либо не являются необходимыми для заявленных целей обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• требовать прекращения обработки персональных данных при отсутствии законных оснований;
• обжаловать действия или бездействие Управляющей Компании в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.
6.2. Реализация прав субъекта персональных данных осуществляется путём направления письменного обращения в адрес Управляющей Компании.
6.3. Управляющая Компания обязана предоставить сведения в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса. Срок может быть продлён до 5 рабочих дней с уведомлением субъекта о причинах продления.
6.4. Повторные запросы допускаются только через 30 дней после предыдущего обращения, за исключением случаев, предусмотренных законом. Отказ в предоставлении информации должен быть мотивированным.
6.5. Предоставление информации осуществляется в форме, исключающей раскрытие персональных данных третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных законом.
7. Основные мероприятия по обеспечению безопасности
обработки персональных данных
7.1. Для защиты персональных данных при их обработке в Управляющей Компании применяются следующие организационные и технические меры:
-доступ к персональным данным предоставляется только тем сотрудникам Управляющей Компании, на которых возложена обязанность по их обработке. Указанные лица имеют право на обработку только тех персональных данных, которые необходимы им для выполнения конкретных функций, связанных с исполнением должностных обязанностей;
-обработка персональных данных ведется сотрудниками Управляющей Компании на рабочих местах, выделенных для исполнения ими должностных обязанностей;
-рабочие места размещаются таким образом, чтобы исключить бесконтрольное использование конфиденциальной информации;
-конфиденциальная информация, содержащая персональные данные субъектов персональных данных, проходит процедуру уничтожения в соответствии с принятым в Управляющей Компании порядком в сроки, установленные законодательством РФ;
-проводятся процедуры, направленные на обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер;
-разграничены права доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных;
-проводится ознакомление работников Управляющей Компании, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ в силу своих должностных обязанностей, с положениями законодательства РФ, требованиями к защите персональных данных, локальными нормативными актами Управляющая Компания по вопросам обработки персональных данных;
-своевременно выявляются и предотвращаются нарушения требований законодательства РФ в области обработки персональных данных, устраняются последствия таких нарушений;
-проводится контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, а также проводится контроль соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным нормативным актам Управляющая Компания.
8. Порядок предоставления информации, содержащей персональные данные
8.1. При обращении субъекта персональных данных (владельца этих данных или его законного представителя) или получении запроса Управляющая Компания безвозмездно предоставляет в течение 10 дней с даты получения запроса или обращения персональные данные, относящиеся к субъекту персональных данных, в доступной форме, исключающей предоставление персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных.
8.2. Сторонние организации имеют право доступа к персональным данным субъектов персональных данных только, если они наделены необходимыми полномочиями в соответствии с законодательством РФ, либо на основании договоров с Управляющей Компанией, заключенных в связи с требованиями законодательства РФ.
Основанием для сотрудника Управляющей Компании в целях предоставления информации о персональных данных субъектов служит резолюция директора Управляющей Компании на соответствующем запросе, либо факт подписания соглашения (договора) об информационном обмене.
В соглашение (договор) об информационном обмене включается условие о неразглашении сведений, составляющих персональные данные субъектов, а также служебной информации, ставшей известной в ходе выполнения работ, если для их выполнения предусмотрено использование таких сведений.
8.3. При передаче персональных данных субъектов Управляющая Компания и уполномоченные им должностные лица соблюдают следующие требования:
– не сообщают персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным законодательством;
– предупреждают лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц подтверждения соблюдения этого условия, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;
– не отвечают на вопросы, связанные с предоставлением персональной информации, любым третьим лицам без законных оснований (письменного запроса);
– ведут учет передачи персональных данных субъектов по поступившим в Компанию запросам субъектов.
9. Ответственность за нарушение требований, регулирующих получение,
обработку и хранение персональных данных
9.1. Должностные лица Управляющей Компании, обрабатывающие персональные данные, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
9.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
10. Заключительные положения
10.1. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения директором Управляющей Компании.
10.2. Настоящая Политика подлежит корректировке в случае изменения законодательства РФ, регулирующих органов в области защиты персональных данных, внутренних документов Компании в области защиты конфиденциальной информации. При внесении изменений в заголовке Политики указывается номер версии и дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения директором Компании и размещения на сайте Компании https://ук-прайм.рф.
10.3. В случае изменения законодательства РФ в области защиты персональных данных, нормы Политики, противоречащие законодательству, не применяются до приведения их в соответствие.
